Gällande stadgar: 19.08.2020
§ 1. Föreningens namn är Fristaden rf och har sin hemort i Jakobstad.
§ 2. Fristaden är en svenskspråkig ideell förening som upprätthåller en samhällsnyttig funktion i samhället. Fristaden inriktar sin verksamhet till barn och unga med uppmuntran till deras fritidsaktiviteter. Med en trygg och avslappnad miljö under deras uppväxt i Finland. Föreningens syfte är att ge möjligheter för barn och unga att utvecklas till trygga individer och att samlas och umgås i Fristadens verksamhetsmiljöer. Där de kan utöva intressen, hobbyn. Vi arbetar för att få främja bildning, utbildning. Här skall ges en möjlighet att öva på sina sociala färdigheter samt att fostra de unga till dugliga och ansvarsmedvetna medborgare. Föreningen fullföljer sitt syfte genom att erbjuda en samlingspunkt i fristadens verksamhetsmiljöer, arrangera utflykter, kurser, fester, arbetsmöjligheter, samtalsstöd och skapa kontakter till social- och hälsofunktioner i den kommun som föreningen har sin verksamhet. Samarbete med liknande organisationer och föreningar med likvärdiga syften gentemot barn och unga. För att stödja verksamheten kan föreningen ta emot donationer, understöd, testamenten, sponsorer. Ordna med egen försäljning av produkter/varor, samhällsnyttiga tjänster, penninginsamlingar och nöjestillställningar.
§ 3. Medlemmar
Var och en som antar föreningens syfte och stadgar kan bli medlem i föreningen. Det finns Aktiva medlemmar och Stödjande medlemmar. Medlemmar antas av föreningens styrelse. Till medlemmar till föreningen kan även inregistrerade ungdoms-,hembygds-,teater-,biblioteks-,studentföreningar och andra registrerade specialföreningar som verkar även utanför svenska Österbotten, men som har svenskösterbottningar som medlemmar och som omfattar föreningens mål. Förutsättningen för medlemskap är att föreningen är opolitisk. Styrelsen avgör frågan om medlemskap på basen av skriftlig ansökan. Medlemsförening som önskar utträda ur föreningen bör meddela skriftligen eller muntligt till föreningens styrelse, dess ordförande. Medlemsförening som inte fullgör sina förpliktelser mot föreningen eller uppenbart motarbetarföreningen och dess syften, kan vid föreningsmöte uteslutas om förslaget stöds av 2/3 av alla vid röstningenavgivna röster.
§ 4. Medlemsavgifterna
Avgiften för aktiva och stödjande medlemmar beslutas på årsmötet. Medlemsföreningar erlägger årligen till föreningen en medlemsavgift vars storlek fastställs på årsmötet.
§ 5. Styrelse
Föreningens angelägenheter sköts av styrelsen. Styrelsen är föreningens verkställande organ. Den har inom ramen för verksamhetsplanen och budgeten rätt att handhava alla ärenden som rör förbundet. Styrelsen består av en ordförande och 4 andra ordinarie ledamöter. Styrelsen väljer inom sig en vice ordförande och utser inom eller utom sig en sekreterare, en kassör och en verksamhetsgranskare. Styrelsens mandattid är 2 år.
En registrerad och godkänd revisor väljs för verksamhetsgranskning, om föreningen uppnår något av följande: -Balansomsättningen är över 100 000 euro -omsättningen eller motsvarande avkastning överstiger 200 000 euro -om personalen är större en tre anställda. Då skall en registrerad och godkänd revisor kontaktas för verksamhetsgranskning.
Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden eller, om denna är förhindrad, på kallelse av vice ordföranden när de anser att det behövs eller när minst hälften av styrelseledamöterna så kräver. Styrelsen är beslutför när minst hälften av dess ledamöter, ordföranden eller vice ordföranden medräknade, är närvarande. Omröstningarna avgörs med absolut majoritet. Om rösterna faller jämnt, avgör ordförandens röst, vid val avgör emellertid lotten.
§ 6. Styrelsens uppgifter
Föreningens styrelse åligger att verka i enlighet med föreningens mål och syften och de beslut som fattas vid föreningens möten. Styrelsen ansvarar för förvaltningen av förbundets tillgångar och egendom samt övervaka bokföringen och uppgörandet av bokslutet. anställningar och entlediga tjänstemän, instruktörer och övriga anställda. Att aktivt följa med samhällsutvecklingen och lagstiftningen i ungdomsfrågor samt vidta de åtgärder som detta förutsätter. Godkänna nya medlemmar i föreningen. Förbereda de ärenden som skall behandlas vid föreningens möten samt avge de berättelser och planer som förutsättes i § 9 och 10. Utfärda kallelse till förbundets ordinarie möten samt ev. extra föreningsmöten.
§ 7. Tecknande av föreningens namn
Föreningens namn tecknas av styrelsens ordförande.
§ 8. Räkenskapsperiod
Föreningens räkenskapsperiod omfattar ett kalenderår.
§ 9. Föreningens möten
Styrelsen kan vid behov kalla till möte. När styrelsen eller föreningens möte så beslutar, är deltagande i föreningens möte också möjligt per post, genom datakommunikation eller med hjälp av något annat tekniskt hjälpmedel före eller under mötet. Föreningens årsmöte hålls årligen på en av styrelsen fastställd dag i januarimaj. Vid föreningens möten har varje medlem en röst. Som mötets beslut gäller, om inte något annat bestäms i stadgarna, den åsikt som har understötts av mer än hälften av de avgivna rösterna. Om rösterna faller jämnt avgör mötesordförandens röst, vid val avgör emellertid lotten.
§ 10. Kallelse till föreningens möten
Styrelsen ska sammankalla föreningens möten senast 7 dagar före mötet genom att skicka ett kallelsebrev till varje medlem per post, sms, övriga mediehjälpmedel som t.ex föreningens egna mobil-app eller per e-post.
§ 11. Årsmöte
Vid föreningens årsmöte behandlas följande ärenden:
1. mötet öppnas
2. val av mötesordförande, sekreterare, en protokolljusterare och vid behov två rösträknare
3. mötets laglighet och beslutsförhet konstateras
4. föredragningslistan för mötet godkänns
5. bokslut, årsberättelse och verksamhetsgranskarnas/revisorernas utlåtande presenteras
6. beslut fattas om fastställande av bokslut och beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen och andra ansvarsskyldiga
7. verksamhetsplan, budget samt medlemsavgifternas storlek fastställs
8. val av styrelseordförande och övriga ledamöter i styrelsen
9. val av en eller två verksamhetsgranskare och dennes suppleant/deras suppleanter eller en revisor eller två revisorer och dennes suppleant/deras suppleanter
10. övriga ärenden som anges i möteskallelsen. Om en föreningsmedlem önskar att ett ärende ska behandlas vid föreningens årsmöte, ska han eller hon skriftligen meddela detta till styrelsen i så god tid att ärendet kan tas med i möteskallelsen.
§ 12. Ändring av stadgar och upplösning av förening
Beslut om ändring av stadgarna och om upplösning av föreningen ska fattas vid föreningens möte med minst tre fjärdedelars (3/4) majoritet av de röster som avgetts vid omröstningen. Stadgeändringen eller upplösningen av föreningen ska anges i möteskallelsen. Om föreningen upplöses används föreningens tillgångar och egendom för att främja någon eller några svenska föreningar/organisationer som har liknande syften som föreningen Fristaden. På ett sådant sätt som bestäms av det möte som fattar beslutet om upplösning.
§13 I övrigt gäller föreningslagens stadganden